Privacyverklaring

​Met deze privacyverklaring willen wij u informeren over de verwerking van persoons­gegevens door het Vast Comité van Toezicht op de politiediensten (Vast Comité P) bij de uitvoering van zijn opdrachten in toepassing van de Wet van 18 juli 1991 tot regeling van het toezicht op politie- en inlichtingendiensten en op het Coördinatieorgaan voor de dreigingsanalyse, de Wet van 2 oktober 2017 tot regeling van de private en bijzondere veiligheid en de wet van 8 december 2022 betreffende de meldingskanalen en de bescherming van de melders van integriteitsschendingen in de federale overheidsinstanties en bij de geïntegreerde politie, alsook wat betreft het beheer van de organisatie in dit kader.(1)

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
Het Vast Comité van Toezicht op de politiediensten, Leuvenseweg 48/7, 1000 Brussel is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

Het Vast Comité P is de externe instelling die onder begeleiding van het federaal parlement belast is met het toezicht op de globale werking van de politie-, inspectie- of handhavingsdiensten en de uitoefening van de politiefunctie door alle bevoegde ambtenaren. De Dienst Enquêtes P onderzoekt in opdracht van de gerechtelijke overheden de misdaden en wanbedrijven die ten laste worden gelegd van de leden van de politiediensten en van het Coördinatieorgaan voor de dreigingsanalyse. Het Vast Comité P is er tevens toe gehouden om de meldingen van integriteitsschendingen bij de geïntegreerde politie, het Coördinatieorgaan voor de dreigingsanalyse (OCAD) of de Algemene inspectie van de federale politie en van de lokale politie (AIG) te behandelen.

Het Vast Comité P verwerkt de persoonsgegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van:

• de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• de Europese Richtlijn Politie-Justitie 2016/680 of Richtlijn Justipol
• de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (de Wet Gegevensbescherming)
• de Wet van 5 augustus 1992 op het Politieambt (WPA)
• het Gerechtelijk Wetboek, het Wetboek van Strafvordering en de bijzondere wetten die betrekking hebben op de strafrechtspleging en de uitvoeringsbesluiten ervan

2. Gegevensverwerking, bewaartermijn en doorgifte
Het Vast Comité P verwerkt uw persoonsgegevens om te voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen (artikel 6.1, c AVG), voor de uitvoering van zijn opdrachten van algemeen belang en zijn taken in het kader van het openbaar gezag (artikel 6.1, e AVG) die u kan terugvinden in de Wet van 18 juli 1991 tot regeling van het toezicht op politie- en inlichtingendiensten en op het Coördinatie-orgaan voor de dreigingsanalyse (de Wet van 18 juli 1991), de Wet van 2 oktober 2017 tot regeling van de private en bijzondere veiligheid en de wet van 8 december 2022 betreffende de meldings-kanalen en de bescherming van de melders van integriteitsschendingen in de federale overheids-instanties en bij de geïntegreerde politie.

Het Vast Comité P beperkt het verwerken van persoonsgegevens tot wat strikt noodzakelijk is en bewaart de gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevens­verwerking, dan wel zo lang als op grond van de Archiefwet vereist is.

Het Vast Comité P streeft ernaar uw gegevens nauwkeurig en correct te verwerken.

Het Vast Comité P doet soms een beroep op dienstverleners die optreden als verwerker en in die hoedanigheid de AVG dan wel de Wet Gegevensbescherming dienen na te leven. Het Vast Comité P voorziet in het contract met de verwerker de nodige bepalingen ter bescherming van de persoons-gegevens. Deze dienstverleners zijn gevestigd in de Europese Unie.

Hierna kan u per doeleinde terugvinden welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken, hoe wij ze eventueel verkrijgen en met wie wij ze eventueel delen.

2.1. Uitoefening van zijn observatoriumfunctie, het behandelen van uw klacht of aangifte, het voeren van toezichtsonderzoeken
In het kader van de uitoefening van zijn opdracht van globale monitoring, bij de behandeling van uw klacht of aangifte en bij het voeren van toezichtsonderzoeken kan het Vast Comité P de volgende persoonsgegevens verwerken:

• identificatiegegevens zoals uw naam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, rijksregisternummer
• contactgegevens zoals uw telefoonnummer, e-mailadres of postadres
• gegevens betreffende uw job en functie
• gegevens over de klacht, de aangifte, het toezichtsonderzoek
• eventueel gegevens in de zin van artikel 9 AVG en artikel 10 AVG

Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat wij ze nodig hebben om onze taken uit te voeren die wettelijk zijn vastgelegd.

Wij krijgen deze gegevens rechtstreeks van u, van uw vertegenwoordiger of onrechtstreeks van een andere betrokkene, partij(en) of dienst of diens vertegenwoordiger of een andere overheidsdienst.

Wij kunnen deze gegevens delen met de leden van de diensten waarover de toezichtsopdracht zich uitstrekt alsook met de Kamer van volksvertegenwoordigers, de bevoegde ministers en de bevoegde overheden in de zin van de Wet van 18 juli 1991.

Indien u als aangever in toepassing van artikel 16 van de Wet van 18 juli 1991 om anonimiteit heeft verzocht, wordt uw identiteit enkel bekendgemaakt aan het Vast Comité P en binnen de Dienst Enquêtes P.

Indien feiten worden gemeld of vastgesteld die een strafrechtelijke inbreuk kunnen uitmaken, worden ze overgezonden aan de bevoegde gerechtelijke overheden. Indien feiten worden vastgesteld die een tuchtrechtelijke fout zouden kunnen uitmaken, wordt de bevoegde tucht-rechtelijke overheid in kennis gesteld.

2.2. Formuleren van adviezen
In het kader van het formuleren van adviezen kan het Vast Comité P de volgende persoons­gegevens verwerken:
-        identificatiegegevens zoals uw naam en voornaam
-        contactgegevens zoals uw e-mailadres en telefoonnummer
-        eventueel andere gegevens die via de aanvraag tot advies worden meegedeeld

Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat wij ze nodig hebben om onze taken uit te voeren die wettelijk zijn vastgelegd.

Wij hebben deze gegevens rechtstreeks van de betrokkene(n) gekregen of van de verwerkings-verantwoordelijke.

Wij kunnen deze gegevens delen met het Comité I indien dit nodig is voor de samenwerking waarin de Wet van 18 juli 1991 voorziet.

2.3.  Voeren van strafonderzoeken door de Dienst Enquêtes P
Bij het onderzoeken van de misdaden en wanbedrijven die ten laste worden gelegd van leden van de politiediensten, van het OCAD en de andere ondersteunende diensten kan de Dienst Enquêtes P uw persoonsgegevens verwerken.

De Dienst Enquêtes P verwerkt deze persoonsgegevens om een taak uit te voeren die wettelijk is vastgelegd.
Deze gegevens worden enkel gedeeld met de bevoegde gerechtelijke overheden conform de van toepassing zijnde wettelijke en reglementaire bepalingen.


2.4.  Behandeling en onderzoek van uw melding van een integriteitsschending
In het kader van de behandeling en het onderzoek van uw melding van een integriteitsschending, zoals bedoeld in de wet van 8 december 2022 betreffende de meldingskanalen en de bescherming van de melders van integriteitsschendingen in de federale overheidsinstanties en bij de geïntegreerde politie, kan het Comité P de volgende persoonsgegevens verwerken: 

• identificatiegegevens zoals uw naam, voornaam of geboortedatum;
• contactgegevens zoals uw telefoonnummer, e-mailadres of postadres; 
• gegevens betreffende uw beroep en functie; 
• gegevens over de melding van de integriteitsschending; 
• eventueel gegevens in de zin van artikel 9 en 10 AVG. 

Wij ontvangen deze gegevens rechtstreeks van u, van uw raadsman en/of het intern meldings-kanaal. 

Doeleinden van de verwerking 
De doeleinden van de gegevensverwerking naar aanleiding van een melding zijn het ontvangen en opvolgen van meldingen betreffende integriteitsschendingen in de zin van de wet van 8 december 2022 betreffende de meldingskanalen en de bescherming van de melders van integriteits-schendingen in de federale overheidsinstanties en bij de geïntegreerde politie. 
 
Het doel van de opvolging is de juistheid van de in de melding gedane beweringen na te gaan en de gemelde integriteitsschending zo nodig aan te pakken. 
 
Bijzondere regels van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens bij de opvolging van meldingen van een integriteitsschending bij de geïntegreerde politie 
Deze persoonsgegevens worden door het Comité P uitsluitend verwerkt met het oog op het op-volgen, onderzoeken en coördineren van integriteitsschendingen, evenals met het oog op het ver-lenen van bescherming en ondersteuning aan de beschermde personen.             
  
Verwerkingsverantwoordelijke 
Het Vast Comité P is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die het in de context van de meldingen over integriteitsschendingen verwerkt. 
 
Beperking van de drie basisprincipes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) 
Voor de opvolging van een melding of van een klacht inzake bescherming kan worden afgeweken van de drie basisprincipes van de AVG met betrekking tot informatie en toegang tot persoons-gegevens.  
Het betreft het verstrekken van informatie wanneer de persoonsgegevens worden verkregen bedoeld in artikel 14 AVG, het recht van inzage bedoeld in artikel 15 AVG en het recht op verbetering bedoeld in artikel 16 AVG. 
Het doel van deze beperking is het waarborgen van de vertrouwelijkheid van het onderzoek, de opvolging van de melding en het geheim van het onderzoek. De opvolging van de melding wordt beschouwd als een taak op het gebied van toezicht, inspectie of regelgeving die al dan niet verband houdt met de uitoefening van het openbaar gezag.  
Hierbij worden twee categorieën onderscheiden: 

1. voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van de melder, kan worden afgeweken van de rechten beschreven in de artikelen 14 tot 16 van de AVG. In deze uitzondering wordt voorzien om pogingen tot het belemmeren, verhinderen, dwarsbomen of vertragen van de opvolging van de melding te voorkomen en erop te reageren.   
   Deze beperking is enkel geldig voor de opvolging van de melding en voor de beschermings-dossiers; 
2. voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van elke andere persoon dan de melder, kan worden afgeweken van de rechten beschreven in de artikelen 14 tot 16 van de AVG. In deze uitzondering wordt voorzien ter voorkoming van het verhinderen, dwarsbomen of ver-tragen van de opvolging van de melding en van verzoeken om bescherming of om identificatie van de melders. 
   Deze beperking van de 3 basisprincipes van de AVG geldt voor de opvolging van de melding van een integriteitsschending door het Comité P en geldt voor alle gegevens die in dit kader worden verwerkt. 

De beperkingen gelden vanaf de datum van de melding, indien deze ontvankelijk is, of vanaf de ontvangst door het Comité P van de klacht inzake de bescherming tegen vergeldingsmaatregelen. De termijn voor de beperkingen bedraagt 10 jaar. 
De beperkingen kunnen enkel worden toegepast voor zover de rechten nadelig zouden zijn voor de vertrouwelijkheid van het onderzoek, de opvolging van de melding of het geheim van het onder-zoek. 
Deze beperkingen hebben geen betrekking op de gegevens die losstaan van het voorwerp van het onderzoek naar de integriteitsschending. 
 
Bijzondere regels van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens bij de opvolging van meldingen van een integriteitsschending bij de geïntegreerde politie 
Volgende rechten, voorzien in de AVG, kunnen worden uitgesteld, beperkt of uitgesloten: 
- het recht op informatie (artikel 13 en 14); 
- het recht van inzage (artikel 15); 
- het recht op verbetering (artikel 16); 
- het recht op beperking van de verwerking (artikel 18).  

Aan de voornoemde beperkingen zijn twee voorwaarden gekoppeld: 
1. slechts in het geval van een verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig artikel 44/1 en volgende van de wet van 5 augustus 1992 op het politieambt, ter waarborging van: 

• de openbare veiligheid;
• de voorkoming en opsporing van strafbare feiten, alsook de onderzoeken en vervolgingen ter zake of de tenuitvoerlegging van straffen, met inbegrip van de bescherming tegen en de voorkoming van gevaren voor de openbare veiligheid; en 

2. voor zover de toepassing van deze rechten afbreuk zou doen aan de verplichtingen in hoofde van de geïntegreerde politie inzake de voorkoming, het onderzoek, de opsporing of de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, evenals deze in het kader van de handhaving van de openbare orde. 
 
Mogelijkheid om een vordering in rechte in te stellen en om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) 
U heeft steeds de mogelijkheid om een vordering in rechte, waaronder een gerechtelijke procedure, in te stellen en om een klacht in te dienen bij de GBA. Bij het ontvangen van een verzoek om informatie of inzage of in het geval van een verzoek om rectificatie, zorgt het Vast Comité P als verwerkingsverantwoordelijke, na het advies van de functionaris voor gegevens-bescherming (DPO), ervoor dat de verzoeker reactief geïnformeerd wordt.  
 
Bewaartermijn van de (persoons)gegevens 
Alle relevante documenten met betrekking tot een onderzoek naar een integriteitsschending, met name de meldingen, de schriftelijke verslagen van de individuele verklaringen en de onderzoeks-rapporten worden gedurende een periode van tien jaar bijgehouden. 
Deze bewaartermijn is niet van toepassing op de persoonsgegevens die in de rapporten, de schriftelijke verslagen van de individuele verklaringen en de meldingen vervat zitten.  
Het Vast Comité P bewaart de persoonsgegevens slechts voor de duur van het onderzoek, tenzij er gerechtelijke procedures of tuchtmaatregelen worden ingeleid tegen personen die bij het onderzoek betrokken zijn. In die gevallen moeten de persoonsgegevens bewaard worden totdat de betrokken procedures beëindigd zijn en de termijnen om in beroep te gaan verstreken zijn. 
 
Bijzondere regels van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens bij de opvolging van meldingen van een integriteitsschending bij de geïntegreerde politie 
Onverminderd de bewaring noodzakelijk voor de verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden bedoeld in artikel 89 van de AVG, worden de persoonsgegevens die het resultaat zijn van de gegevens-verwerkingen, bewaard gedurende ten hoogste tien jaar na de afsluiting van het dossier. 

2.5.  Uitoefening van de rechten van betrokkenen over de verwerkingen gedaan door het Vast Comité P
Bij het behandelen van de uitoefening van de rechten van betrokkenen over de verwerkingen gedaan door het Vast Comité P, kan het Vast Comité P de volgende persoonsgegevens verwerken:
-        identificatiegegevens zoals uw naam, voornaam, geboortedatum
-        contactgegevens zoals uw telefoonnummer, e-mailadres of postadres
-        gegevens over de vraag

Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat wij ze nodig hebben om onze taken uit te voeren die wettelijk zijn vastgelegd en/of om uw vraag tot uitoefening van de rechten adequaat te kunnen behandelen.

Wij hebben deze gegevens rechtstreeks van de betrokkene gekregen.
Indien het noodzakelijk is voor de behandeling van het verzoek worden deze gegevens gedeeld met een toezichthoudende autoriteit of eventueel de gerechtelijke overheden, de politiediensten en de AIG.

2.6.  Website
Wanneer u onze website bezoekt, verwerken wij enkel persoonsgegevens zoals IP-adressen en cookies noodzakelijk om de goede werking en veiligheid van onze website te garanderen. De verwerking van de op die manier verkregen persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang. Meer info hierover kan u vinden in het cookiesbeleid.

Bij de behandeling van de vragen van de contactformulieren gesteld via onze website kan het Vast Comité P de volgende persoonsgegevens verwerken:
-        uw identificatiegegevens: uw naam en voornaam
-        uw contactgegevens: uw e-mailadres
-        eventueel andere meegedeelde persoonsgegevens en gegevens over de vraag

Het Vast Comité P verwerkt deze persoonsgegevens op basis van uw toestemming. Ze worden niet extern gecommuniceerd.

De informatie met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens door het Vast Comité P bij de behandeling van de klachten en aangiften ingediend via onze website kan u terugvinden in hetgeen uiteengezet is in punt 2.1. De informatie met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens door het Vast Comité P bij de behandeling en het onderzoek van een melding van een integriteits-schending gedaan via onze website kan u vinden onder punt 2.4.

2.7.  Organisatie studiedagen evenementen
Als het Vast Comité P studiedagen of opleidingen organiseert, kunnen de volgende persoons­gegevens worden verwerkt:
-        identificatiegegevens zoals uw naam en voornaam
-        contactgegevens zoals uw e-mailadres
-        gegevens over uw job en uw functie
-        gegevens over bijvoorbeeld de deelname, het bezoek

Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat wij ze nodig hebben om aan onze wettelijke ver-plichtingen te kunnen voldoen en om onze taak van algemeen belang te kunnen uitvoeren.

Wij krijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de deelnemer.

Ze kunnen eventueel meegedeeld worden aan de medeorganisator(en).

2.8.  Werking en beveiliging van de werkplaats, locatie en servers
Het Vast Comité P kan met het oog op de werking en beveiliging van de werkplaats, locatie en servers de volgende persoonsgegevens verwerken:
-        identificatiegegevens zoals uw naam en voornaam
-        gegevens over uw beroep en functie
-        gegevens over het bezoek

Wij verwerken deze persoonsgegevens om de (informatie)veiligheid en de goede werking van onze organisatie te verzekeren (gerechtvaardigd belang).

Wij krijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene. Ze worden niet extern gecommuniceerd.


3.     Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?
Het Vast Comité P voorziet de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen en om te voorkomen dat diefstal, misbruik en onbevoegde toegang, verstrekking, wijziging en vernietiging van uw gegevens kan plaatsvinden.

Krachtens artikel 64 van de Wet van 18 juli 1991 tot regeling van het toezicht op politie- en inlichtingendiensten en op het Coördinatieorgaan voor de dreigingsanalyse zijn de leden van het Vast Comité P, de griffier, de leden van de Dienst Enquêtes en het administratief personeel verplicht de geheimen te bewaren waarvan zij kennis krijgen tijdens het vervullen van hun opdracht. Het geheim blijft bestaan, zelfs wanneer zij hun functie hebben beëindigd.


4.     Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
U heeft een aantal rechten in verband met uw persoonsgegevens. U heeft het recht om inzage en kopie te vragen van uw persoonsgegevens en het recht te vragen om uw gegevens te verbeteren. U kan ook vragen om uw persoonsgegevens te wissen. U heeft tevens het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en om de verwerking te beperken. Bij verwerkingen van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op uw toestemming, kan u die toestemming intrekken.

Ten aanzien van sommige van deze rechten gelden specifieke toepassingsvoorwaarden of zijn beperkingen of uitzonderingen voorzien. Daarom zal bij elke vraag om een recht uit te oefenen eerst het regelgevend kader afgetoetst worden rekening houdend met het doeleinde van de verwerking. Indien uw gevraagd recht niet uitgevoerd kan worden, laten wij u dit gemotiveerd weten.


5.     Hoe kan u ons contacteren?
Heeft u vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring, over hoe het Vast Comité P uw persoonsgegevens verwerkt of wenst u uw rechten uit te oefenen, dan kan u ons contacteren:

• via het onderstaande contactformulier
• per post op het adres: Vast Comité van Toezicht op de politiediensten, Leuvenseweg 48/7, 1000 Brussel ter attentie van de Data Protection Officer

Als u ons contacteert om uw rechten uit te oefenen, antwoorden wij binnen één maand. In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn met 2 maanden (tot maximum in totaal 3 maanden) worden verlengd. Wij delen u dan binnen de termijn van één maand de redenen hiervoor mee.

Onverminderd elk ander administratief of rechterlijk beroep, heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel.: 02/2744800, e-mail: contact@apd-gba.be en beroep in te stellen bij een rechter indien u van mening bent dat uw rechten niet worden nageleefd of dat een verwerking van uw persoonsgegevens een inbreuk vormt op de regelgeving inzake gegevensbescherming.


6.     Algemene informatie
Het is mogelijk dat deze privacyverklaring wordt gewijzigd. U kan de recentste versie steeds raadplegen op onze website. Als er wezenlijke wijzigingen zijn in de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken of verwerken, stellen wij u hiervan op de hoogte door een kennisgeving van de wijziging te plaatsen voordat deze van kracht wordt. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig opnieuw te lezen voor meer informatie over hoe wij uw gegevens gebruiken en beschermen.


(1) Met uitzondering van de verwerkingen gedaan door het Vast Comité P geregeld door Titel III van de Wet Gegevensbescherming. 

Déclaration de protection des données du Comité P

​La présente déclaration de protection des données a pour but de vous informer des traitements de données à caractère personnel réalisés par le Comité permanent de contrôle des services de police (Comité permanent P) lors de l’exécution de ses missions en application de la loi du 18 juillet 1991 organique du contrôle des services de police et de renseignements et de l’Organe de coordination pour l’analyse de la menace (la Loi du 18 juillet 1991), la Loi du 2 octobre 2017 réglementant la sécurité privée et particulière et, la Loi du 8 décembre 2022 relative aux canaux de signalement et à la protection des auteurs de signalement d’atteintes à l’intégrité dans les organismes du secteur public fédéral et au sein de la police intégrée ainsi que la gestion de l’institution dans ce contexte.(1)

1. Qui traite vos données ?
Le Comité permanent de contrôle des services de police, Rue de Louvain 48/7, 1000 Bruxelles et le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Le Comité permanent P est l’institution externe qui, encadrée par le parlement fédéral, est chargée, d’une part, du contrôle du fonctionnement global des services de police, d’inspection ou de contrôle et, d’autre part, de l’exécution de la fonction de police par l’ensemble des fonctionnaires compétents. Le Service d’enquêtes P examine, sur l’ordre des autorités judiciaires, les crimes et délits à charge des membres des services de police et de l’Organe de coordination pour l’analyse de la menace. Le Comite permanent P est également tenu de traiter les dénonciations d’atteintes à l’intégrité au sein de la police intégrée, de l’Organe de coordination pour l’analyse de la menace et de l’Inspection générale de la police fédérale et de la police locale.

Le Comité permanent P traite toujours les données à caractère personnel conformément aux dispositions :

• du Règlement général sur la protection des données (RGPD)
• de la Directive européenne Justice-Police 2016/680 ou Directive Justipol
• de la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (la Loi Protection de données)
• de la Loi du 5 août 1992 sur la fonction de police (LFP)
• du Code judiciaire, du Code d’instruction criminelle et des lois particulières relatives à la procédure pénale et leurs arrêtés d’exécution

 
2. Traitement de données, durée de conservation et transmission
Le Comité permanent P traite vos données à caractère personnel afin de respecter ses obligations légales (article 6.1, c RGPD) dans le cadre de l’exécution de ses missions d’intérêt général et de ses missions relevant de l’exercice de l’autorité publique (article 6.1, e RGPD) qui sont énumérées dans la Loi du 18 juillet 1991 organique du contrôle des services de police et de renseignements et de l’Organe de coordination pour l’analyse de la menace (la Loi du 18 juillet 1991), la Loi du 2 octobre 2017 réglementant la sécurité privée et particulière et la Loi du 8 décembre 2022 relative aux canaux de signalement et à la protection des auteurs de signalement d’atteintes à l’intégrité dans les organismes du secteur public fédéral et au sein de la police intégrée.

Le Comité permanent P limite la collecte des données à caractère personnel au strict nécessaire et ne conserve pas les données plus longtemps que nécessaire aux fins du traitement des données, ou aussi longtemps que l’exige la loi sur les archives.

Le Comité permanent P s’efforce de traiter vos données de manière précise et correcte.

Le Comité permanent P fait parfois appel à des prestataires de services qui agissent en tant que sous-traitants et doivent à ce titre se conformer au RGPD ou bien à la Loi Protection de données. Le Comité permanent P prévoit dans le contrat avec le sous-traitant les dispositions nécessaires pour protéger les données à caractère personnel. Ces prestataires de services sont établis dans l’Union européenne.

Ci-dessous, vous pouvez retrouver, par finalité, quelles catégories de données à caractère personnel nous traitons, comment nous les avons obtenues éventuellement et avec qui nous les partageons éventuellement.

2.1. Exercice de sa fonction d’observatoire, traitement de votre plainte ou dénonciation, exécution d’enquêtes de contrôle
Dans le cadre de l’exercice de sa mission de monitoring global, lors du traitement de votre plainte ou dénonciation et lors de l’exécution d’enquêtes de contrôle, le Comité permanent P peut traiter les données à caractère personnel suivantes :

• des données d’identification telles que votre nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, numéro de registre national
• des coordonnées telles que votre numéro de téléphone, adresse mail ou adresse postale
• des données relatives à votre emploi et votre fonction
• des données relatives à la plainte, la dénonciation, l’enquête de contrôle
• éventuellement des données au sens de l’article 9 RGPD et de l’article 10 RGPD

Nous traitons ces données à caractère personnel parce que nous en avons besoin pour effectuer nos missions légalement définies.

Nous recevons ces données directement de vous, de votre représentant ou indirectement d’une autre personne concernée, une (des) partie(s) ou un service ou son représentant ou encore d’un autre service public.

Nous pouvons partager ces données avec les membres des services sur lesquels la mission de contrôle s’étend ainsi qu’avec la Chambre des représentants, les ministres compétents et les autorités compétentes au sens de la Loi du 18 juillet 1991.

Si, en votre qualité de dénonciateur, vous avez demandé l’anonymat conformément à l’article 16 de la Loi du 18 juillet 1991, votre identité ne sera divulguée qu’aux membres du Comité permanent P et au sein du Service d’enquêtes P.

Si des faits susceptibles de constituer une infraction pénale sont signalés ou constatés, ils sont transmis aux autorités judiciaires compétentes. Si on constate des faits susceptibles de constituer une faute disciplinaire, l’autorité disciplinaire compétente est informée.

2.2. Formulation d’avis  
Dans le cadre de la formulation d’avis, le Comité permanent P peut traiter les données à caractère personnel suivantes :

• des données d’identification telles que votre nom et prénom
• des coordonnées telles que votre adresse mail et votre numéro de téléphone
• éventuellement d’autres données reprises dans la demande d’avis

Nous traitons ces données à caractère personnel parce que nous en avons besoin pour effectuer nos missions légalement définies.

Nous avons reçu ces données directement de la (les) personne(s) concernée(s) ou du responsable du traitement.

Nous pouvons partager ces données avec le Comité R si nécessaire dans le cadre de la coopération prévue par la Loi du 18 juillet 1991.


2.3. Exécution d’enquêtes pénales par le Service d’enquêtes P
Dans le cadre de l’examen des crimes et délits à charge des membres des services de police, de l’OCAM et des autres services d’appui, le Service d’enquêtes P peut traiter vos données à caractère personnel.

Le Service d’enquêtes P traite ces données à caractère personnel pour remplir une mission légalement définie.

Ces données ne sont partagées qu’avec les autorités judiciaires compétentes conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.

2.4 Traitement et examen de votre dénonciation d’une atteinte à l’intégrité
Dans le cadre du traitement et de l’enquête relative à votre signalement d’une atteinte à l’intégrité, telle que visée dans la loi du 8 décembre 2022 relative aux canaux de signalement et à la protection des auteurs de signalement d’atteintes à l’intégrité dans les organismes du secteur public fédéral et au sein de la police intégrée, le Comité P peut procéder au traitement des données à caractère personnel suivantes : 
 
-      des données d’identification telles que votre nom, prénom ou date de naissance ;    
-      des coordonnées telles que votre numéro de téléphone, adresse e-mail ou adresse postale ;  
-      des données relatives à votre profession et  votre fonction ;  
-      des données relatives au signalement de l’atteinte à l’intégrité ;     
-      éventuellement, des données au sens des articles 9 et 10 du RGPD.   
 
Nous recevons ces informations directement de vous, de votre conseil et/ou du canal de signalement interne.

Les finalités du traitement
Les finalités du traitement des données en réponse à un signalement sont de recevoir et de suivre les signalements d’atteintes à l’intégrité au sens de la loi du 8 décembre 2022 relative aux canaux de signalement et à la protection des auteurs de signalement d’atteintes à l’intégrité dans les organismes du secteur public fédéral et au sein de la police intégrée.
 
Le but du suivi est de vérifier l’exactitude des allégations faites dans le signalement et, si nécessaire, de traiter l’atteinte à l’intégrité signalée. 
Les règles particulières applicables au traitement des données à caractère personnel dans le cadre du suivi des signalements d’atteintes à l’intégrité à la police intégrée
Ces données à caractère personnel ne sont traitées par le Comité P qu’en vue du suivi, des enquêtes en la matière et de la coordination des atteintes à l’intégrité, ainsi qu’en vue d’assurer une protection et un appui aux personnes protégées.                 
  
 
Le responsable du traitement
Le Comité permanent P, lorsqu’il fait office de canal de signalement externe, est le responsable du traitement à l’égard des données qu’il traite dans le cadre des signalements d’atteintes à l’intégrité. 
 
La restriction des trois principes fondamentaux du Règlement général sur la protection des données (RGPD)
Il est possible, pour le suivi d’un signalement ou d’une plainte en matière de protection, de déroger aux trois principes fondamentaux du RGPD en matière d’information et d’accès aux données à caractère personnel.
Cela concerne la fourniture d’informations lors de l’obtention des données à caractère personnel visée à l’article 14 du RGPD, le droit d’accès visé à l’article 15 du RGPD et le droit de rectification visé à l’article 16 du RGPD.
Cette restriction a pour but de garantir la confidentialité de l’enquête, le suivi du signalement et le secret de l’enquête. Le suivi du signalement est considéré comme une tâche relevant du domaine de la surveillance, de l’inspection ou de la réglementation, accessoirement ou non, liée à l’exercice de la puissance publique.  

Deux catégories se distinguent ici : 

1. en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel de l’auteur de signalement, il est possible de déroger aux droits décrits aux articles 14 à 16 du RGPD. Cette exception est prévue pour prévenir et répondre aux tentatives d’entrave, d’empêchement, d’obstruction ou de retardement du suivi du signalement.
   Cette restriction ne s’applique qu’au suivi du signalement et des dossiers concernant la protection ; 
2. s’agissant du traitement des données à caractère personnel de toute personne autre que l’auteur de signalement, il est possible de déroger aux droits décrits aux articles 14 à 16 du RGPD. Cette exception est prévue pour prévenir des empêchements, obstructions ou retardements du suivi du signalement et des demandes de protection ou d’identification des auteurs de signalement. 
   Cette restriction des trois principes fondamentaux du RGPD s’applique au suivi du signalement d’une atteinte à l’intégrité par le Comité P et pour toutes les données traitées dans ce cadre.

​Les restrictions s’appliquent à compter de la date du signalement, si celui-ci est recevable, ou de la réception par le Comité P de la plainte relative à la protection contre les représailles. Le délai des restrictions est de 10 ans.          
Les restrictions ne sont d’application que dans la mesure où les droits nuiraient à la confidentialité de l’enquête, au suivi du signalement ou au secret de l’enquête.          
Ces restrictions ne visent pas les données qui sont étrangères à l’objet de l’enquête relative à l’atteinte à l’intégrité.
 
Les règles particulières applicables au traitement des données à caractère personnel dans le cadre du suivi des signalements d’atteintes à l’intégrité à la police intégrée
Les droits suivants, mentionnés au RGPD, peuvent être différés, limités ou exclus : 
- le droit à l’information (articles 13 et 14) ; 
- le droit d’accès (article 15) ; 
- le droit de rectification (article 16) ; 
- le droit à la limitation du traitement (article 18).  
Les restrictions susmentionnées sont soumises à deux conditions : 
1) uniquement dans le cas d’un traitement de données à caractère personnel en application des articles 44/1 et suivants de la loi du 5 août 1992 sur la fonction de police en vue de sauvegarder : 
- la sécurité publique ; 
- la prévention et la détection d’infractions pénales, ainsi que les enquêtes et les poursuites en la matière ou l’exécution de sanctions pénales, y compris la protection contre les menaces pour la sécurité publique et la prévention de telles menaces ; et
2) pour autant que l’application de ces droits porterait atteinte aux obligations incombant à la police intégrée dans le domaine de la prévention, des enquêtes en la matière, de la détection ou des poursuites des infractions pénales, ou de l’exécution des peines, ainsi que celles dans le cadre du maintien de l’ordre public.
 
La possibilité d’intenter une action en justice et de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (APD)
Vous avez toujours la possibilité d’intenter une action en justice, dont une procédure judiciaire, et de déposer une plainte auprès de l’APD. Lors de la réception d’une demande d’information ou d’accès ou dans le cas d’une demande de rectification, le Comité permanent P en tant que responsable du traitement, après avis du délégué à la protection des données (DPO), s’assure que le demandeur est informé de manière réactive.
 
Le délai de conservation des données (à caractère personnel)
Tous les documents pertinents relatifs à une enquête relative à une atteinte à l’intégrité, notamment les signalements, les comptes rendus écrits des déclarations individuelles et les rapports d’enquête sont conservés pendant une période de dix ans.          
Ce délai de conservation ne s’applique pas aux données à caractère personnel contenues dans les rapports, les comptes rendus écrits des déclarations individuelles et les signalements.
Le Comité permanent P ne conserve les données à caractère personnel que pendant la durée de l’enquête sauf si des procédures judiciaires ou des mesures disciplinaires sont engagées contre les personnes impliquées dans le dossier. Dans ces cas, les données à caractère personnel doivent être conservées jusqu’à ce que les procédures en question soient clôturées et les délais pour intenter un recours écoulés.
 
Les règles particulières applicables au traitement des données à caractère personnel dans le cadre du suivi des signalements d’atteintes à l’intégrité à la police intégrée
Sans préjudice de la conservation nécessaire au traitement ultérieur à des fins archivistiques d’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques visé à l’article 89 du RGPD, les données à caractère personnel qui sont le résultat des traitements de données sont conservées pour une période maximale de dix ans à compter de la clôture du dossier. 


2.5. Exercice des droits des personnes concernées à propos des traitements réalisés par le Comité permanent P
Lors du traitement de l’exercice des droits des personnes concernées à propos des traitements réalisés par le Comité permanent P, le Comité permanent P peut traiter les données à caractère personnel suivantes :

• des données d’identification telles que votre nom, prénom ou date de naissance
• des coordonnées telles que votre numéro de téléphone, adresse mail ou adresse postale

• des données relatives à la demande

Nous traitons ces données à caractère personnel parce que nous en avons besoin pour accomplir nos missions qui sont prévues par la loi et/ou pour pouvoir traiter de manière adéquate votre demande d’exercice des droits.

Nous avons reçu ces données directement de la personne concernée.

Si cela s’avère nécessaire pour le traitement de la demande, ces données seront partagées avec une autorité de contrôle ou éventuellement les autorités judiciaires, les services de police et l’AIG.
 
2.6. Site Internet
Lorsque vous visitez notre site Internet, nous traitons uniquement des données à caractère personnel telles que des adresses IP et des cookies qui sont indispensables pour garantir le bon fonctionnement et la sécurité de notre site Internet. Le traitement des données à caractère personnel ainsi obtenues est basé sur l’intérêt légitime. Vous pouvez trouver plus d’informations à ce sujet dans la politique d’utilisation des cookies.

Lors du traitement des questions posées par le biais des formulaires de contact de notre site Internet, le Comité permanent P peut traiter les données à caractère personnel suivantes :

• vos données d’identification : votre nom et prénom
• vos coordonnées : votre adresse mail
• éventuellement d’autres données à caractère personnel communiquées et des données relatives à la question

Le Comité permanent P traite ces données à caractère personnel sur la base de votre consentement. Elles ne sont pas communiquées en externe.

Les informations concernant le traitement des données à caractère personnel par le Comité permanent P dans le cadre du traitement des plaintes et dénonciations déposées par le biais de notre site Internet sont mieux exposées sous le point 2.1. Les informations relatives au traitement des données à caractère personnel par le Comité permanent P dans le cadre du traitement et de l’examen d’une dénonciation d’une atteinte à l’intégrité faite par le biais de notre site Internet sont précisées sous le point 2.4.

2.7. Organisation de journées d’étude et d’événements
Si le Comité permanent P organise des journées d’étude ou des formations, les données à caractère personnel suivantes peuvent être traitées :

• des données d’identification telles que votre nom et prénom
• des coordonnées telles que votre adresse mail
• des données relatives à votre emploi et votre profession
• des données relatives à la participation, la visite par exemple

Nous traitons ces données à caractère personnel car nous en avons besoin pour pouvoir respecter nos obligations et pour pouvoir remplir notre mission d’intérêt public.

Nous recevons ces données à caractère personnel directement du participant.

​Elles peuvent éventuellement être communiquées au(x) coorganisateur(s).

2.8. Fonctionnement et sécurisation du lieu de travail, de la localisation et des serveurs
En vue du fonctionnement et de la sécurisation du lieu de travail, de la localisation et des serveurs, le Comité permanent P peut traiter les données à caractère personnel suivantes :

• des données d’identification telles que votre nom et prénom
• des données relatives à votre emploi et profession
• des données relatives à la visite

Nous traitons ces données à caractère personnel afin de garantir la sécurité (de l’information) et le bon fonctionnement de notre organisation (intérêt légitime).

Nous recevons ces données à caractère personnel directement de la personne concernée. Elles ne sont pas communiquées en externe.


3. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?
Le Comité permanent P prend toutes les mesures techniques et organisationnelles requises pour protéger vos données et pour empêcher le vol, l’utilisation abusive et l’accès non autorisé, la fourniture, la modification et la destruction de vos données.

En vertu de l’article 64 de la Loi du 18 juillet 1991 organique du contrôle des services de police et de renseignements et de l’Organe de coordination pour l’analyse de la menace, les membres du Comité permanent P, le greffier, les membres du Service d’enquêtes et le personnel administratif sont dépositaires des secrets qui leur sont confiés dans l’exercice de leur mission. Le secret subsiste même lorsqu’ils ont cessé leurs fonctions.


4. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
Vous bénéficiez d’un certain nombre de droits liés à vos données à caractère personnel. Vous avez le droit de demander accès à vos données à caractère personnel et d’en obtenir une copie, tout comme vous avez le droit de demander que vos données soient rectifiées. Vous pouvez également demander l’effacement de vos données à caractère personnel. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel et d’en limiter le traitement. En cas de traitements de données à caractère personnel basés sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement.

Certains de ces droits sont soumis à des conditions d’application spécifiques ou à des limitations ou exceptions. Par conséquent, à chaque demande d’exercice d’un droit, le cadre réglementaire sera d’abord vérifié, en tenant compte de la finalité du traitement. Si votre droit demandé ne peut pas être exercé, nous vous en informerons de manière motivée.


5. Comment pouvez-vous nous contacter ?
Si vous avez des questions ou des remarques relatives à la présente déclaration de protection des données ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter en envoyant :

• via le formulaire de contact ci-dessous
• un courrier par la poste à l’adresse : Comité permanent de contrôle des services de police, Rue de Louvain 48/7, 1000 Bruxelles à l’attention de la Déléguée à la protection des données

Si vous nous contactez pour exercer vos droits, nous vous répondrons dans un délai d’un mois. Dans des cas exceptionnels, cette période peut être prolongée de 2 mois (jusqu’à un maximum de 3 mois au total). Nous vous informerons des raisons de cette prolongation dans un délai d’un mois.

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, vous avez également le droit de déposer plainte auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, tél. : 02/2744800, e-mail : contact@apd-gba.be et d’introduire un recours auprès d’un juge si vous êtes d’avis que vos droits ne sont pas respectés ou qu’un traitement de données à caractère personnel vous concernant constitue une infraction à la réglementation sur la protection des données personnelles.


6. Informations générales
La présente déclaration de protection des données est susceptible de faire l’objet de modifications. Vous pouvez toujours consulter la version la plus récente sur notre site Internet. Si des modifications essentielles étaient apportées à la manière dont nous utilisons ou traitons vos données à caractère personnel, nous vous en informerons en publiant un avis de modification avant que la modification n’entre en vigueur. Nous vous conseillons de consulter périodiquement cette déclaration pour plus d’informations sur la manière dont nous utilisons et protégeons vos données.


(1) À l’exception des traitements réalisés par le Comité permanent P réglés par le Titre III de la Loi Protection de données.

Datenschutzerklärung des Komitees P

Mit der vorliegenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Ständigen Kontrollausschuss der Polizeidienste (Komitee P) in Erfüllung seiner Aufgaben gemäß dem Organgesetz vom 18. Juli 1991 über die Überwachung der Polizei- und Nachrichtendienste und der Koordinierungsstelle für Bedrohungsanalyse (Gesetz vom 18. Juli 1991), dem Gesetz vom 2. Oktober 2017 zur Regelung der privaten und besonderen Sicherheit und, dem Gesetz vom 8. Dezember 2022 über die Meldekanäle und den Schutz der Hinweisgeber von Integritätsbeeinträchtigungen in den föderalen öffentlichen Einrichtungen und bei der integrierten Polizei sowie über die Verwaltung der Institution in diesem Zusammenhang informieren.(1)

1. Von wem werden Ihre Daten verarbeitet?
Der Ständige Kontrollausschuss der Polizeidienste, Rue de Louvain 48/7, 1000 Brüssel ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Das Komitee P ist als externe Institution unter der Aufsicht des föderalen Parlaments einerseits für die Überwachung der globalen Arbeit der Polizei-, Inspektions- und Kontrolldienste sowie andererseits für die Ausübung der polizeilichen Aufgaben durch alle zuständigen Beamten verantwortlich. Der Untersuchungsdienst P ermittelt, auf Anordnung der Justizbehörden, bei Verbrechen und Vergehen, die den Mitgliedern der Polizeidienste bzw. der Koordinierungsstelle für Bedrohungsanalyse zur Last gelegt werden. Das Komitee P befasst sich außerdem mit den Meldungen Integritätsbeeinträchtigungen bei der integrierten Polizei, dem Koordinierungsorgan für die Bedrohungsanalyse (KOBA) oder der Generalinspektion der föderalen Polizei und der lokalen Polizei (AIG).

Das Komitee P verarbeitet personenbezogene Daten stets in Übereinstimmung mit den Bestimmungen:

• der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO);
• der europäischen Justiz-Polizei-Richtlinie 2016/680 bzw. JI-Richtlinie;
• des Gesetzes vom 30. Juli 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (Datenschutzgesetz);
• des Gesetzes vom 5. August 1992 über das Polizeiamt;
• des Gerichtsgesetzbuches, der Strafprozessordnung und der Sondergesetze zum Strafverfahren sowie deren Durchführungsverordnungen.

2. Verarbeitung, Dauer der Speicherung und Weitergabe von personenbezogenen Daten
Das Komitee P verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung seiner gesetzlichen Verpflichtungen (Artikel 6.1, c DSGVO) im Rahmen der Wahrnehmung seiner Aufgaben von allgemeinem Interesse sowie der Aufgaben in Ausübung der öffentlichen Gewalt (Artikel 6.1, c DSGVO), die im Organgesetz vom 18. Juli 1991 über die Überwachung der Polizei- und Nachrichtendienste und der Koordinierungsstelle für Bedrohungsanalyse (Gesetz vom 18. Juli 1991), im Gesetz vom 2. Oktober 2017 zur Regelung der privaten und besonderen Sicherheit, im Gesetz vom 8. Dezember 2022 über die Meldekanäle und den Schutz der Hinweisgeber von Integritätsbeeinträchtigungen in den föderalen öffentlichen Einrichtungen und bei der integrierten Polizei genannt werden.

Das Komitee P beschränkt die Erhebung personenbezogener Daten auf das unbedingt Notwendige und bewahrt die Daten nicht länger auf, als es für die Zwecke der Datenverarbeitung erforderlich ist, bzw. so lange, wie es das Archivgesetz verlangt.

Das Komitee P ist bestrebt, Ihre Daten genau und korrekt zu verarbeiten.

Das Komitee P beauftragt zuweilen Dienstleister, die als Unterauftragnehmer agieren und als solche die DSGVO oder das Datenschutzgesetz einhalten müssen. In den Verträgen mit den entsprechenden Unterauftragnehmern werden die erforderlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten aufgenommen. Diese Dienstanbieter haben ihren Sitz in der Europäischen Union.

Nachfolgend erfahren Sie, aufgeschlüsselt nach Zweck, welche Kategorien personenbezogener Daten wir verarbeiten, wie wir sie ggf. erhalten haben und mit wem wir sie ggf. teilen.

2.1. Ausübung der Beobachtungsfunktion, Bearbeitung Ihrer Beschwerde oder Anzeige, Ausübung von Kontrolluntersuchungen
Im Rahmen seines globalen Überwachungsauftrags, im Zuge der Bearbeitung Ihrer Beschwerde oder Anzeige sowie bei der Ausführung von Kontrolluntersuchungen, kann das Komitee P die folgenden personenbezogenen Daten verarbeiten:

• Identifikationsdaten wie Ihr Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalregisternummer;
• Kontaktinformationen wie Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Postanschrift;
• Daten in Bezug auf Ihre Arbeit und Ihren Funktion;
• Daten hinsichtlich der Beschwerde, Anzeige oder Kontrolluntersuchung;
• gegebenenfalls Daten im Sinne des Artikels 9 DSGVO und des Artikels 10 DSGVO.

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten, weil wir sie zur Erfüllung unserer gesetzlich festgelegten Aufgaben benötigen.

Wir erhalten diese Daten direkt von Ihnen, Ihrem Vertreter oder indirekt von einer anderen betroffenen Person, von (einer) Partei(en) oder einer Abteilung bzw. deren Vertreter oder von einer anderen öffentlichen Stelle.

Wir können diese Daten an die Mitglieder der Abteilungen, auf die sich der Kontrollauftrag bezieht, sowie an die Abgeordnetenkammer, die zuständigen Minister und die zuständigen Behörden im Sinne des Gesetzes vom 18. Juli 1991 weitergeben.

Haben Sie als Beschwerdeführer gemäß Artikel 16 des Gesetzes vom 18. Juli 1991 um Anonymität gebeten, wird Ihre Identität nur an die Mitglieder des Komitees P sowie den Untersuchungsdienst P weitergeleitet.

Werden Tatsachen gemeldet oder festgestellt, die auf eine Straftat hinweisen, so werden diese an die Justizbehörden übermittelt. Werden Tatsachen festgestellt, die ein Disziplinarvergehen darstellen können, wird die zuständige Disziplinarbehörde unterrichtet.

2.2. Abgabe von Stellungnahmen
Im Zusammenhang mit der Abgabe von Stellungnahmen kann das Komitee P folgende personenbezogene Daten verarbeiten:

• Identifikationsdaten wie Ihr Vor- und Nachname;
• Kontaktdaten wie Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
• gegebenenfalls weitere Daten, die aus dem Antrag übernommen werden.

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten, weil wir sie zur Erfüllung unserer gesetzlich festgelegten Aufgaben benötigen.

Wir haben diese Daten direkt von der/den betroffenen Person(en) bzw. vom verantwortlichen Sachbearbeiter erhalten.

Wir können diese Daten an das Komitee R weiterleiten, wenn dies im Rahmen der im Gesetz vom 18. Juli 1991 vorgesehenen Zusammenarbeit erforderlich ist.

2.3. Durchführung von strafrechtlichen Ermittlungen durch den Untersuchungsdienst P
Im Rahmen der Untersuchung von Verbrechen und Straftaten durch Angehörige der Polizei, der KOBA und anderer Unterstützungsdienste, kann der Untersuchungsdienst P Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Der Untersuchungsdienst P verarbeitet diese personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer gesetzlich festgelegten Aufgabe.

Eine Weitergabe dieser Daten an die zuständigen Justizbehörden erfolgt nur in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen und behördlichen Bestimmungen.


2.4. Bearbeitung und Untersuchung Ihrer Meldung einer Integritätsbeeinträchtigung
Im Rahmen der Bearbeitung und Untersuchung Ihrer Meldung einer Integritätsbeeinträchtigung gemäß dem Gesetz vom 8. Dezember 2022 über die Meldekanäle und den Schutz der Hinweisgeber von Integritätsbeeinträchtigungen in den föderalen öffentlichen Einrichtungen und bei der integrierten Polizei kann der Ausschuss P die folgenden personenbezogenen Daten verarbeiten:

• Identifikationsdaten wie Ihr Name, Vorname oder Geburtsdatum;
• Kontaktdaten wie Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Postanschrift;
• Daten über Ihren Beruf und Ihre Funktion;
• Daten über die Meldung der Integritätsbeeinträchtigung; 
• ggf. Daten im Sinne der Artikel 9 und 10 der DSGVO. 

 
Wir erhalten diese Daten direkt von Ihnen, Ihrem Rechtsbeistand und/oder dem internen Meldekanal. 

Zwecke der Verarbeitung 
Der Zweck der Datenverarbeitung im Anschluss an eine Meldung ist die Entgegennahme und Weiterverfolgung von Meldungen über Integritätsbeeinträchtigungen im Sinne des Gesetzes vom 8. Dezember 2022 über die Meldekanäle und den Schutz der Hinweisgeber von Integritätsbeeinträchtigungen in den Föderalbehörden und in der integrierten Polizei.
 
Der Zweck der Weiterverfolgung der Meldung besteht darin, die Richtigkeit der in der Meldung gemachten Behauptungen zu überprüfen und die gemeldete Integritätsbeeinträchtigung zu beheben, falls erforderlich. 
 
Besondere Vorschriften für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Weiterverfolgung von Meldungen von Integritätsbeeinträchtigungen bei der integrierten Polizei 
Diese personenbezogenen Daten werden vom Ausschuss P ausschließlich zu dem Zweck verarbeitet, Integritätsbeeinträchtigungen weiterzuverfolgen, zu untersuchen und zu koordinieren sowie den geschützten Personen Schutz und Unterstützung zu bieten.         
 
Für die Verarbeitung Verantwortlicher
Der Ständige Ausschuss P ist, wenn er als externer Meldekanal fungiert, der für die Verarbeitung der in diesem Zusammenhang verarbeiteten Daten Verantwortliche. 
 
Einschränkung von drei Grundprinzipien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 
Für die Bearbeitung einer Meldung oder einer Schutzbeschwerde kann von den drei Grundprinzipien der DSGVO in Bezug auf die Auskunft über und die Einsichtnahme in personenbezogene Daten abgewichen werden.
Es handelt sich dabei um die Auskunftserteilung bei der Beschaffung von Personendaten nach Artikel 14 DSGVO, das Einsichtsrecht nach Artikel 15 DSGVO und das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO.
Zweck dieser Einschränkung ist es, die Vertraulichkeit der Untersuchung, die Weiterverfolgung der Meldung und die Geheimhaltung der Untersuchung zu gewährleisten. Die Weiterverfolgung der Meldung wird als Überwachungs-, Kontroll- oder Regulierungsaufgabe betrachtet, die mit der Ausübung öffentlicher Gewalt verbunden sein kann oder auch nicht.  
Diesbezüglich werden zwei Kategorien unterschieden: 

1. In Bezug auf die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Hinweisgebers kann eine Ausnahme von den in den Artikeln 14 bis 16 DSGVO beschriebenen Rechten gemacht werden. Diese Ausnahme ist vorgesehen, um Versuche, die Weiterverfolgung der Meldung zu behindern, zu verhindern, zu vereiteln oder zu verzögern, zu verhindern und darauf zu reagieren. 
   Diese Einschränkung gilt nur für die Bearbeitung der Meldung und für die Schutzfälle;
2. bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten einer anderen Person als des Hinweisgebers kann von den in den Artikeln 14 bis 16 DSGVO beschriebenen Rechten abgewichen werden. Diese Ausnahme ist vorgesehen, um zu verhindern, dass die Weiterverfolgung der Meldung und der Anträge auf Schutz oder Identifizierung der Hinweisgeber verhindert, vereitelt oder verzögert wird. 
   Diese Einschränkung von 3 Grundprinzipien der DSGVO gilt für die Weiterverfolgung der Meldung einer Integritätsbeeinträchtigung durch den Ausschuss P und für alle in diesem Zusammenhang verarbeiteten Daten. 

​Die Einschränkungen gelten ab dem Datum der Meldung, sofern diese zulässig ist, oder ab dem Datum des Eingangs der Beschwerde betreffend den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen beim Ausschuss P. Die Frist für die Einschränkungen beträgt 10 Jahre. 
Die Einschränkungen können nur insoweit angewandt werden, als die Rechte die Vertraulichkeit der Untersuchung, die Weiterverfolgung der Meldung oder die Geheimhaltung der Untersuchung beeinträchtigen würden. 
Diese Einschränkungen gelten nicht für Daten, die nicht Gegenstand der Untersuchung der Integritätsbeeinträchtigung sind. 
 
Besondere Vorschriften für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Weiterverfolgung von Meldungen von Integritätsbeeinträchtigungen bei der integrierten Polizei 
Folgende Rechte im Sinne der DSGVO können vertagt, eingeschränkt oder ausgeschlossen werden: 
- Auskunftsrecht (Artikel 13 und 14); 
- Recht auf Einsichtnahme (Artikel 15); 
- Berichtigungsrecht (Artikel 16); 
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 8).  
Die genannten Einschränkungen unterliegen zwei Bedingungen: 
1) Nur im Falle einer Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Artikel 44/1 ff. des Gesetzes vom 5. August 1992 über das Polizeiamt, um Folgendes sicherzustellen: 
- die öffentliche Sicherheit; 
- die Verhütung und Aufdeckung von Straftaten sowie die Ermittlungen und Strafverfolgungsmaßnahmen oder die Strafvollstreckung, einschließlich des Schutzes vor und der Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit und
2) soweit die Anwendung dieser Rechte die Pflichten der integrierten Polizei zur Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder zur Strafvollstreckung sowie im Zusammenhang mit der Aufrechterhaltung der öffentlichen Ordnung beeinträchtigen würde. 
 
Möglichkeit, einen Rechtsanspruch geltend zu machen und eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde (DSB) einzureichen. 
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, einen Rechtsanspruch, einschließlich eines Gerichtsverfahrens, geltend zu machen und eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen. Bei Eingang eines Antrags auf Auskunftserteilung oder Einsichtnahme oder im Falle eines Antrags auf Berichtigung stellt der Ständige Ausschuss P als für die Verarbeitung Verantwortlicher auf Empfehlung des Datenschutzbeauftragten (DSB) sicher, dass der Antragsteller reaktiv informiert wird.  
 
Aufbewahrungsfrist der personenbezogenen Daten 
Alle sachdienlichen Unterlagen im Zusammenhang mit einer Untersuchung, die im Zusammenhang mit einer Meldung durchgeführt wird, die schriftlichen Berichte über die einzelnen Erklärungen für die Untersuchungsbeauftragten und die Untersuchungsberichte werden für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt.
Diese Aufbewahrungsfrist gilt nicht für die personenbezogenen Daten, die in den Berichten, den schriftlichen Berichten der einzelnen Erklärungen und den Meldungen enthalten sind.  
Der Ständige Ausschuss P speichert die personenbezogenen Daten nur für die Dauer der Untersuchung, es sei denn, es werden Gerichtsverfahren oder Disziplinarmaßnahmen gegen an der Untersuchung beteiligte Personen eingeleitet. In solchen Fällen müssen die personenbezogenen Daten so lange aufbewahrt werden, bis die entsprechenden Verfahren abgeschlossen und die Berufungsfristen abgelaufen sind. 
 
Besondere Vorschriften für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Weiterverfolgung von Meldungen von Integritätsbeeinträchtigungen bei der integrierten Polizei 
Unbeschadet der Speicherung, die für die Weiterverarbeitung zu im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken, für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Artikel 89 der DSGVO erforderlich ist, werden die aus den Datenverarbeitungsvorgängen resultierenden personenbezogenen Daten für höchstens zehn Jahre nach Erledigung des Falles aufbewahrt. 


2.5. Ausübung der Rechte betroffener Personen bei einer Verarbeitung durch das Komitee P
Bei der Bearbeitung der Ausübung von Rechten betroffener Personen im Hinblick auf die Verarbeitung durch das Komitee P, kann das Komitee P die folgenden personenbezogenen Daten verarbeiten:

• Identifikationsdaten wie Ihr Name, Vorname, Geburtsdatum;
• Kontaktinformationen wie Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Postanschrift;

• Daten in Bezug auf die Anfrage.

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten, weil wir sie zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten benötigen und/oder um Ihr Anliegen zur Ausübung Ihrer Rechte angemessen bearbeiten zu können.

Wir haben diese Daten direkt von der betroffenen Person erhalten.

Wenn es für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist, werden diese Daten an eine Aufsichtsbehörde oder gegebenenfalls an die Justizbehörden, die Polizei und die AIG weitergegeben.


2.6. Website
Wenn Sie unsere Website besuchen, verarbeiten wir nur personenbezogene Daten wie IP-Adressen und Cookies, die für die ordnungsgemäße Funktion und Sicherheit unserer Website erforderlich sind. Die Verarbeitung der so gewonnenen personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage berechtigter Interessen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

Bei der Bearbeitung von Fragen über unsere Website gestellt haben, kann das Komitee P die folgenden personenbezogenen Daten verarbeiten:

• Ihre Identifikationsdaten: Ihr Vor- und Nachname;
• Ihre Kontaktdaten: Ihre E-Mail Adresse;
• gegebenenfalls weitere zur Verfügung gestellte personenbezogene Daten und Daten, die sich auf die Frage beziehen.

Das Komitee P verarbeitet diese personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung. Sie werden nicht nach außen kommuniziert.

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Komitee P im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Beschwerden und Meldungen, die über unsere Website eingegangen sind, werden unter Punkt 2.1 näher erläutert. Nähere Informationen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Komitee P im Rahmen der Bearbeitung und Untersuchung von Meldungen zu Integritätsbeeinträchtigungen, die über unsere Website erfolgen, werden unter Punkt 2.4 gegeben.

2.7 Organisation von Studientagen und Veranstaltungen
Wenn das Komitee P Studientage oder Schulungsveranstaltungen organisiert, können die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

• Identifikationsdaten wie Ihr Name, Vorname;
• Kontaktinformationen wie Ihre E-Mail-Adresse;
• Daten in Bezug auf Ihre Arbeit und Ihren Beruf;
• Daten hinsichtlich der Teilnahme, beispielsweise den Besuch.

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten, weil wir sie benötigen, um unseren Verpflichtungen nachkommen zu können und unseren Auftrag im öffentlichen Interesse erfüllen zu können.

Diese persönlichen Daten erhalten wir direkt vom Teilnehmer.

Sie können gegebenenfalls an den/die Mitorganisator(en) weitergegeben werden.

2.8. Betrieb und Sicherheit des Arbeitsplatzes, des Lokalisierungs- und Server-Standorts
Zum Zwecke des Betriebs und der Sicherheit des Arbeitsplatzes, des Lokalisierungs- und Server-Standorts kann das Komitee P die folgenden personenbezogenen Daten verarbeiten:

• Identifikationsdaten wie Ihr Name, Vorname;
• Daten in Bezug auf Ihre Arbeit und Ihren Beruf;
• Daten hinsichtlich des Besuchs.

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten, um die (Informations-)Sicherheit und den ordnungsgemäßen Betrieb unserer Organisation zu gewährleisten (berechtigtes Interesse).

Wir erhalten diese personenbezogenen Daten direkt von der betroffenen Person. Sie werden nicht nach außen weitergegeben.


3. Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Das Komitee P trifft alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Ihre Daten zu schützen und um Diebstahl, Missbrauch und unberechtigten Zugriff sowie die Bereitstellung, Veränderung und Zerstörung Ihrer Daten zu verhindern.

Gemäß Artikel 64 des Organgesetzes vom 18. Juli 1991 über die Kontrolle der Polizei- und Nachrichtendienste und der Koordinierungsstelle für Bedrohungsanalyse sind die Mitglieder des Komitees P, der Greffier, die Mitglieder des Untersuchungsdienstes und das Verwaltungspersonal zur Geheimhaltung von Informationen verpflichtet, die ihnen in Ausübung ihrer Tätigkeit anvertraut werden. Die Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort.


4. Was sind Ihre Rechte und wie können Sie sie wahrnehmen?
Sie haben eine Reihe von Rechten in Bezug auf Ihre persönlichen Daten. Sie haben das Recht, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen und eine Kopie davon zu erhalten, sowie das Recht auf die Berichtigung Ihrer Daten. Sie können ebenfalls die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Des Weiteren sind Sie berechtigt, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen und deren Verarbeitung einzuschränken. Falls die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung widerrufen.

Einige dieser Rechte unterliegen bestimmten Anwendungsbedingungen bzw. Einschränkungen oder Ausnahmen. Daher wird bei jedem Antrag auf Ausübung eines Rechts zunächst der rechtliche Rahmen unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung geprüft. Wenn das von Ihnen geforderte Recht nicht ausgeführt werden kann, werden wir Sie darüber unter Angabe eines Grundes informieren.


5. Wie können Sie Kontakt mit uns aufnehmen?
Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder Ihre Rechte wahrnehmen möchten, können Sie uns wie folgt kontaktieren:

• über das Kontaktformular unten
• per Post unter der Anschrift: Ständiger Kontrollausschuss der Polizeidienste, Rue de Louvain 48/7, 1000 Brüssel, z.H. der Datenschutzbeauftragten.

Wenn Sie sich mit uns in Verbindung setzen, um Ihre Rechte auszuüben, werden wir Ihnen innerhalb eines Monats antworten. In Ausnahmefällen kann diese Frist um 2 Monate verlängert werden (bis zu einem Maximum von insgesamt 3 Monaten). Wir werden Sie innerhalb eines Monats über die Gründe für eine solche Verlängerung informieren.

Unbeschadet aller anderen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsmittel haben Sie außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde, Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, Tel.: 02/2744800, E-Mail: contact@apd-gba.be, einzureichen sowie bei einem Richter Berufung einzulegen, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Rechte nicht beachtet wurden oder die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einen Verstoß gegen die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten darstellt.


6. Allgemeine Informationen
Die vorliegende Datenschutzerklärung ist Änderungen unterworfen. Sie haben stets die Möglichkeit, die aktuelle Version auf unserer Website einzusehen. Wenn wesentliche Änderungen an der Art und Weise vorgenommen werden, wie wir Ihre personenbezogenen Daten nutzen oder verarbeiten, werden wir Sie im Rahmen einer öffentlichen Mitteilung darüber in Kenntnis setzen, bevor die Änderung in Kraft tritt. Wir empfehlen Ihnen, diese Erklärung regelmäßig zu lesen, um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie wir Ihre Daten nutzen und schützen.


(1) Mit Ausnahme der Verarbeitung von Daten durch das Komitee P, die durch den Titel III des Datenschutzgesetzes geregelt sind.

Committee P privacy statement

The purpose of this privacy statement is to inform you about the processing of personal data carried out by the Standing Police Monitoring Committee (Standing Committee P) during the performance of its tasks pursuant to the Organic Law of 18 July 1991 on monitoring the police and intelligence services and the Coordination Unit for Threat Assessment (Law of 18 July 1991), the Law of 8 December 2022 on reporting channels and protection for those reporting breaches of integrity in the federal public authorities and the integrated police, as well as the management of the organisation in this context.(1)


1. Who processes your data?
The Standing Police Monitoring Committee, Rue de Louvain 48/7, BE-1000 Brussels is the controller responsible for processing your personal data.

Standing Committee P is the external body responsible, under the supervision of the Federal Parliament, for overseeing both the general operation of the police, inspection or monitoring services and the policing practices of all officials with policing powers. Investigation Department P investigates, on the orders of the judicial authorities, crimes and offences alleged to have been committed by members of the police and the Coordination Unit for Threat Assessment. Standing Committee P is also responsible for handling reports of breaches of integrity by the integrated police, the Coordinating Body for Threat Analysis (OCAD/OCAM) and the General Inspectorate of the Federal and Local Police (AIG).

Standing Committee P always processes personal data in accordance with the provisions of:

• the General Data Protection Regulation (GDPR);
• the European Justice-Police Directive 2016/680 (Justipol Directive);
• the Law of 30 July 2018 on the protection of privacy in relation to the processing of personal data (Data Protection Act);
• the Law of 5 August 1992 on policing (Policing Act);
• the Judicial Code, the Code of Criminal Procedure and specific laws relating to criminal procedure and their implementing decrees.

 

2. Data processing, storage period and transmission
Standing Committee P processes your personal data in order to comply with its legal obligations (Article 6(1)(c) GDPR) in connection with the performance of its tasks carried out in the general interest and its tasks carried out in the exercise of official authority (Article 6(1)(e) GDPR), as set out in the Organic Law of 18 July 1991 on monitoring the police and intelligence services and the Coordination Unit for Threat Assessment (Law of 18 July 1991), the Law of 2 October 2017 regulating private and personal security, and the Law of 8 December 2022 on reporting channels and protection for those reporting breaches of integrity in the federal public authorities and the integrated police.

Standing Committee P limits the collection of personal data to what is strictly necessary and keeps the data for no longer than is necessary for the purposes of data processing, or for as long as is required by the Record-Keeping Act.

Standing Committee P endeavours to process your data accurately and correctly.

Standing Committee P sometimes uses service providers who act as processors and must therefore comply with the GDPR or the Data Protection Act. Standing Committee P includes the necessary arrangements to protect personal data in the contract with the processor. These service providers are based in the European Union.

Below you will find, listed by purpose, which categories of personal data we process, how we obtain the data (where applicable), and who we share them with (where applicable).


2.1. Performance of watchdog role, handling of your complaint or report of misconduct, conduct of inspection inquiries
As part of the performance of its general monitoring role, when handling your complaint or report of misconduct, and when conducting inspection inquiries, Standing Committee P may process the following personal data:

• identification data such as your full name, date of birth, place of birth and national register number
• contact details such as your phone number, email address or postal address
• data about your function and position
• data about the complaint, report of misconduct or inspection inquiry
• where applicable, data within the meaning of Articles 9 and 10 GDPR

We process these personal data because we need them to perform our statutory tasks.

We receive these data directly from you, from your representative or indirectly from another data subject, a party (parties) or a service or its representative or from another public service.

We can share these data with members of the services covered by our monitoring remit, as well as with the Chamber of Representatives, the competent ministers and the competent authorities within the meaning of the Law of 18 July 1991.

If, as an informant, you have requested anonymity under Article 16 of the Law of 18 July 1991, your identity will be disclosed only to members of Standing Committee P and within Investigation Department P.

If behaviour that may constitute a criminal offence is reported or found to have taken place, it will be passed on to the competent judicial authorities. If behaviour that may constitute disciplinary misconduct is found to have taken place, the competent disciplinary authority will be notified.


2.2. Formulation of opinions
When formulating an opinion, Standing Committee P may process the following personal data:

• identification data such as your full name
• contact details such as your email address and phone number
• where applicable, other data included in the request for an opinion

We process these personal data because we need them to perform our statutory tasks.

We receive these data directly from the data subject(s) or the controller.

We may share these data with Committee I if necessary, within the framework of the cooperation provided for by the Law of 18 July 1991.
 

2.3. Conduct of criminal investigations by Investigation Department P
As part of its investigation of crimes and offences alleged to have been committed by members of the police, the Coordination Unit for Threat Assessment and other support services, Investigation Department P may process your personal data.

Investigation Department P processes these personal data in order to perform a statutory task.

These data are shared only with the competent judicial authorities in accordance with the applicable legal and regulatory provisions.


2.4 Handling and investigation of your report of a  breach of integrity
In connection with the handling and investigation of your report of a breach of integrity, within the meaning of the law of 8 December 2022 on reporting channels and protection for parties reporting breaches of integrity in the federal public authorities and the integrated police, Committee P may process the following personal data:  

• identification data, such as your last name, first name and/or date of birth; 
• contact details, such as your telephone number, email address and/or postal address; 
• information about your function and position; 
• information about your report on the breach of integrity; 
• information within the meaning of Article 9 and Article 10 of the General Data Protection Regulation (GDPR).

We receive this information directly from you, from your legal counsel and/or from the internal reporting channel.
 
Purposes of processing
The purposes of data processing pursuant to a report are to receive and follow up on reports of breaches of integrity within the meaning of the law of 8 December 2022 on reporting channels and protection for parties reporting breaches of integrity in the federal public authorities and the integrated police.
 
The purpose of follow-up is to verify the correctness of the allegations made in the report and, if necessary, to address the reported breach of integrity. 
 
Special rules applicable to the processing of personal data when following up on reports of a breach of integrity in the integrated police 
These personal data are processed by Committee P exclusively for the purpose of monitoring, investigating and coordinating action on breaches of integrity, as well as for the purpose of providing protection and support for protected individuals.

Data controller
Standing Committee P, when acting as an external reporting channel, is the data controller for the data processed in this connection.
 
Restriction of the three basic principles of the General Data Protection Regulation (GDPR)
With respect to following up on a report or on a complaint about protection, derogations are permitted to the three basic principles of the GDPR regarding information and access to personal data for reporting persons and any person other than the reporting person.
These are the provision of information where personal data are obtained as per Article 14 of the GDPR, the right of access as per Article 15 of the GDPR and the right to rectification as per Article 16 of the GDPR.
The purpose of this restriction is to ensure the confidentiality of the investigation, the follow-up to the report and the confidentiality of the investigation. The follow-up to the report is regarded as a supervisory, inspection or regulatory task, whether or not related to the exercise of public authority.
In this connection, two categories can be distinguished:

1. with regard to the processing of personal data of the reporting person, derogations to the rights described in Articles 14 to 16 of the GDPR are permitted. This exemption is provided in order to prevent and respond to attempts to obstruct, prevent, thwart or delay the follow-up to the report.          
   This restriction is only valid for the follow-up to the report and for the protection files; 
2. with regard to the processing of personal data of any person other than the reporting person, derogations to the rights described in Articles 14 to 16 of the GDPR are permitted. This exemption is provided to prevent efforts to prevent, thwart or delay the follow-up to the report and requests for protection for or identification of the reporting persons.          
   This restriction of three basic principles set out in the GDPR applies to the follow-up to the report of an integrity violation by Committee P and applies to all data processed in this context.

 
The restrictions apply from the date of the report, if admissible, or from receipt by Committee P of the complaint about reprisals. The period for the restrictions is 10 years.
The restrictions can only be applied to the extent that the rights would be detrimental to the confidentiality of the investigation, the follow-up to the report or the confidentiality of the investigation.
These restrictions do not apply to data separate from the subject matter of the investigation into the breach of integrity.
 
Special rules applicable to the processing of personal data when following up on reports of a breach of integrity in the integrated police 
The following rights, provided for in the GDPR, can be deferred, limited or excluded: 

• the right to information (Article 13 and Article 14); 
• the right of access (Article 15); 
• the right to rectification (Article 16); 
• the right to restriction of processing (Article 18).  

 
The aforementioned restrictions are subject to two conditions: 
1. Only in the case of the processing of personal data in accordance with Article 44/1 et seq. of the Policing Act of 5 August 1992, to ensure: 

• public safety; 
• the prevention and detection of criminal offences, as well as the investigation and prosecution of criminal offences or the execution of criminal penalties, including protection from and prevention of threats to public safety; and

2. Insofar as the application of these rights would impair the obligations of the integrated police with regard to the prevention, investigation, detection or prosecution of criminal offences or the execution of criminal penalties, as well as those related to the maintenance of public order.
 
Option of taking legal action and filing a complaint with the Data Protection Authority (DPA)
You always have the option of taking legal action, including legal proceedings, and submitting a complaint to the DPA. Upon receiving a request for information or access or in the case of a request for rectification, Standing Committee P, as the data controller and pursuant to the advice of the data protection officer (DPO), will ensure that the requester is informed in response. 
 
Retention period for (personal) data
All relevant documents relating to an investigation conducted by Standing Committee P in the context of a report, the written records of the individual statements to the investigators and the investigation reports are kept for a period of ten years.
This retention period does not apply to the personal data contained in the reports, the written records of the individual statements or the reports.
Committee P, as data controller in the context of receiving and following up on reports of integrity violations, only keeps personal data for the duration of the investigation, unless legal proceedings or disciplinary measures are initiated against the data subject, the reporter or any other person involved in the case. In those cases, the personal data must be kept until the relevant procedures have been completed and the deadlines for appeal have expired. 
 
Special rules applicable to the processing of personal data when following up on reports of a breach of integrity in the integrated police 
Without prejudice to the retention necessary for further processing for archiving purposes in the public interest, scientific or historical research or statistical purposes referred to in Article 89 of the GDPR, the personal data resulting from the data processing will be kept for no more than ten years after the case has been closed. 

2.5. Exercising of the rights of data subjects with regard to processing carried out by Standing Committee P
 When handling a request to exercise the rights of data subjects with regard to the processing carried out by Standing Committee P, Standing Committee P may process the following personal data: 

• identification data such as your full name or date of birth
• contact details such as your phone number, email address or postal address

• data relating to the request

We process these personal data because we need them to carry out our statutory tasks and/or to be able to properly handle your request to exercise your rights.

We receive these data directly from the data subject.

If necessary for the handling of the request, these data will be shared with a supervisory authority or, where appropriate, the judicial authorities, the police and the General Inspectorate (AIG).


2.6. Website
When you visit our website, we process only personal data such as IP addresses and cookies which are necessary to ensure the proper functioning and security of our website. The processing of personal data obtained in this way is based on legitimate interest. You can find more information about this in the cookie policy.

When dealing with questions asked via our website, Standing Committee P may process the following personal data:

• your identification data: your full name
• your contact details: your email address
• where applicable, other personal data provided and data relating to the question

Standing Committee P processes these personal data based on your consent. They are not disclosed externally.

Information about the processing of personal data by Standing Committee P in the context of the handling of complaints and reports of misconduct submitted via our website can be found in section 2.1. Information about the processing of personal data by Standing Committee P in the context of the handling and investigation of reports of breaches of integrity submitted via our website can be found in section 2.4.


2.7. Organisation of study days and events
If Standing Committee P organises study days or training courses, the following personal data may be processed:

• identification data such as your full name
• contact details such as your email address
• data about your job and profession
• data about the participation or visit, for example

We process these personal data because we need them to be able to fulfil our obligations and perform our tasks carried out in the public interest.

We receive these personal data directly from the participant.

They may be passed on to the co-organiser(s), where relevant.


2.8. Operation and security of the workplace, location and servers
To ensure the operation and security of the workplace, location and servers, Standing Committee P may process the following personal data:

• identification data such as your full name
• data about your job and profession
• data about the visit

We process these personal data to ensure (information) security and the proper functioning of our organisation (legitimate interest).

We receive these personal data directly from the data subject. They are not disclosed externally.

 

3. How do we protect your personal data?
Standing Committee P takes all the technical and organisational measures required to protect your data and to prevent theft, misuse and unauthorised access as well as the provision, modification and destruction of your data.

Under Article 64 of the Organic Law of 18 July 1991 on monitoring the police and intelligence services and the Coordination Unit for Threat Assessment, the members of Standing Committee P, the clerk, the members of the Investigation Department and the administrative staff are custodians of the confidential information entrusted to them in the performance of their tasks. They must keep this information confidential even after their duties have ceased.


4. What are your rights and how can you exercise them?
You have a number of rights related to your personal data. You have the right to request access to your personal data and to obtain a copy of them, as well as to request that your data be rectified. You can also request the erasure of your personal data. In addition, you have the right to object to and restrict the processing of your personal data. Where the processing of personal data is based on your consent, you can withdraw this consent.

Some of these rights are subject to specific application conditions or to restrictions or exemptions. Consequently, for each request to exercise a right, the regulatory framework will first be checked, taking into account the purpose of the processing. If the right you have requested cannot be exercised, we will inform you of this and explain the reasons why.


5. How can you contact us?
If you have any questions or comments about this privacy statement or if you wish to exercise your rights, please contact us:

• via the contact form below​
• by post: Standing Police Monitoring Committee, Rue de Louvain 48/7, BE-1000 Brussels, for the attention of the Data Protection Officer

If you contact us in order to exercise your rights, we will respond within one month. In exceptional cases, this period may be extended by two months (up to a maximum of three months in total). We will inform you of the reasons for this extension within one month.

Without prejudice to any other administrative or judicial remedy, you also have the right to lodge a complaint with the Data Protection Authority, Rue de la Presse 35, BE-1000 Brussels, tel.: +32 (02) 274 48 00, email: contact@apd-gba.be and to appeal to a court if you believe that your rights have been breached or that the processing of your personal data constitutes an infringement of data protection regulations.


6. General information
This privacy statement is liable to be updated. The most recent version can always be found on our website. If there are any material changes to the way we use or process your personal data, we will notify you by posting a change notice before the change takes effect. We advise you to check this statement periodically for more information on how we use and protect your data.


(1) Except for processing carried out by Standing Committee P and regulated by Title III of the Data Protection Act.

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